Juomavettä Koskevan Neuvoa-antavan Viestintätyökalupakin Jakelu - Vesi-, Puhtaanapito- Ja Hygieniaan Liittyvät Hätätilanteet & Ja -purkaukset - Terveellinen Vesi

2023 Kirjoittaja: Stephanie Arnold | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-11-26 09:32

1. Sisällysluettelo
2. Noin
3. Kiitokset
4. Yleiskatsaus
5. Ennen tapahtumaa - valmistautuminen neuvoa-antavaksi
6. Järjestäminen juomavettä koskevia neuvoja varten
7. Yhteistyö kumppaneiden kanssa
8. Viestin kehittäminen
9. Harjoittelu
10. Työkalut ja mallit
11. Tapahtuman aikana - neuvonnan antaminen
12. Neuvonnan aloittaminen
13. Neuvonnan valmistelu
14. Neuvonnan jakelu
15. Neuvonnan päättäminen
16. Tapahtuman aikana: Työkalut ja mallit
17. Tapahtuman jälkeen - neuvoa-antavan arviointi
18. Raportointivaatimukset
19. Tapahtuman selvitys
20. Arvioinnin suorittaminen
21. Normaalien toimintatapojen (SOP) muuttaminen
22. Jatkoi julkista tiedotusta
23. Työkalut ja mallit
24. Liite A: Termien sanasto
25. Työkalut ja mallit
26. Liite C: Verkkoresurssit
27. bibliografia
28. Taulukoiden luettelo
29. Luettelo kuvista

Miinus liittyvät sivut Lyhyt vaalivalitut ja virkamiehet

Kerro asiaankuuluville virkamiehille, kumppaneille ja sidosryhmille (esim. Suurille vedenkäyttäjille, suurille työnantajille, sairaaloille jne.) Nykyisissä ja naapurialueiden lainkäyttöalueilla tärkeistä tiedoista ennen kuin ilmoitat tiedotusvälineille. Tiedotusvälineet ottavat usein yhteyttä viranomaisiin kuin vesijärjestelmään saadakseen tietoja ja kommentteja.

Ota käyttöön viestintäympäristösi

Automatisoidut viestit

Broadcast-ilmoitusjärjestelmät käyttävät useita kaupallisesti saatavissa olevia järjestelmiä, joihin kuuluvat:

• Esitallennetut tai syntetisoidut äänet lyhyille viesteille,
• Teksti (SMS) matkapuhelimiin ja
• Sähköposti yksityiskohtaisista viesteistä suurille ryhmille.

Lisätietoja on kohdassa Automaattiset viestit. Cdc-sana [DOCX - 3 sivua]

Tietyn tilanteen kannalta sopivimpien strategioiden ja välineiden määrittäminen heijastaa kansanterveydellisen huolen vakavuutta ja kykyä määritellä selkeästi vaikutusalue. Tehokas viestintä edellyttää jakelua useilla menetelmillä:

• Uutismedia on ensisijainen keino jakaa neuvontaa

• Automatisoidut viestijärjestelmät (auttavat saavuttamaan tietyt palvelualueet nopeasti). Katso automaattisen viestin Cdc-sana [DOCX - 3 sivua]

  

  Lisätietoja.

• Verkkosivusto, joka sisältää helposti löydettäviä ja säännöllisesti päivitettäviä tietoja (ja niihin liittyvät sosiaalisen median painikkeet), on tärkeä työkalu tiedon tehokkaaseen levittämiseen erilaisille yleisöille (katso Verkkosivutietojen tarkistuslista [DOCX -1 sivu]

  

  ja verkkosivustoesimerkki Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

  ).

• Ovelta ovelle -kontakti tai oven ripustimet (tämä on erittäin tehokas menetelmä, mutta vaikea toteuttaa suurten populaatioiden kanssa). Katso ja lataa Washingtonin osavaltion kiehuvan veden ovi ripustin - englanti ja espanja. Cdc-pdf [PDF - 2 sivua] Ulkoinen

  

• Käsin toimitetut lentolehtiset kotitalouksille, yrityksille ja muille organisaatioille (esim. Kouluille, kirjastoille jne.)
• Sosiaalinen media (esim. Facebook, Twitter, Reddit jne.)
• Mobiilisovellukset (esim. NextDoor jne.)
• CodeRED-hälytysjärjestelmät

Laajenna neuvontapalveluiden jakelua viestintäverkon avulla

Viestintäverkko

Paikalliset kansanterveysosastot, valtion virastot ja yhteisöjärjestöt ovat verkkoja, jotka voivat auttaa neuvojen välittämisessä. Käytä heidän asiantuntemustaan ja viestintäresurssejaan suunnitellessaan ja toteuttaessaan neuvoja. Katso Kommunikointi herkkien väestöryhmien kanssa. Cdc-sana [DOCX - 5 sivua]

Kuten osiossa 1 Yhteistyö kumppaneiden kanssa todettiin: Ennen tapausta verkkopartnerit voivat auttaa kääntämään, muotoilemaan ja jakamaan viestejä tietyille yleisöille.

• Koordinoi paikallisten kansanterveysosastojen kanssa auttaa sairaalahoitoja, terveydenhuollon tarjoajia, lastenhoitopalvelujen tarjoajia sekä ruokailu- ja valmistuspalveluita (katso liite C: Verkkoresurssit, lisävesi- ja terveysvarat)

  

  ja liite C: Verkkoresurssit, veden desinfiointi).

  

• Koordinoi koulupiirien ja yksityisten koulujen, myös korkeakoulujen ja yliopistojen, kanssa.
• Käytä viestintäverkkoasi tavoittaaksesi erilaisia väestöryhmiä, jotka voivat olla joukkotiedotusvälineiden viestintäkanavien ulkopuolella.

Työskentele median kanssa

Medialoki

Lokin avulla voit seurata mediayhteystietoja ja raportteja. Mediayhteystietojen kirjaaminen antaa rakenteen päivitysten tai neuvoa-antavien ilmoitusten seurannalle. Jos neuvonta sisältää useita virastoja tai vesijärjestelmiä, kunkin organisaation tulisi pitää loki.

Kärki

Terveysvaikutukset ja muut yksityiskohdat on sisällytettävä tiedotteeseen julkisen ilmoitussäännön täyttämiseksi. Lisää puhelinnumerot ja verkkosivustot täyteen ohjeeseen. Katso julkisen ilmoituksen vaadittavat osat.

Tiesitkö?

Etninen media tavoittaa 25 prosenttia Yhdysvaltain aikuisväestöstä. Nämä aikuiset reagoivat paljon paremmin viesteihin, jotka välittää tiedot saman kulttuurin tai etnisen ryhmän tiedotusvälineistä. 45 prosenttia kaikista afroamerikkalaisista, intialaisista intialaisista, latinalaisamerikkalaisista, aasialais-amerikkalaisista ja arabiamerikkalaisista aikuisista suosii etnisiä televisioita, radiota tai sanomalehtiä valtamediamediakanaviin. Katso liite C: Online-lähteet, herkät väestöt.

Median arviointi

Katso tiedotusvälineistä neuvonnan aikana ja sen jälkeen:

• Kuvastavatko tiedotusvälineet tapahtuman laajuutta ja laajuutta?
• Mikä on kattavuuden sävy?
• Mitkä ovat reaktiot yhteisössä?
• Sisältyivätkö päivitykset tiedotusvälineisiin?
• Kuinka mediajuttujen ajoitus ja sijoittaminen liittyvät asiakaspalvelupuhelujen määrään? (Tarkista median vaikutus asiakaskysymyksiin.)

Digitaalinen media

Verkkosivustojen blogit ja kommentit eivät edusta yleistä mielipidettä. He antavat kuvan reaktioista ja huolenaiheista.

Julkista ilmoitusta koskeva sääntö edellyttää laajaa jakelua ja kannustaa joukkotiedotusvälineiden käyttöä. Yleislehdet, radio, televisio, verkkosivustot, sosiaalisen median kanavat ja etniset tiedotusvälineet ovat hyviä kanavia neuvojen antamiseksi.

Katso lisätietoja seuraavasta:

• Tiedottajan peruselementit Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Työskentely mediamallin kanssa Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Avainkysymykset tiedottajalle Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Mediahälytysmalli Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Kuinka käyttää lehdistötiedotemalleja Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Taso 1 julkisen ilmoituksen sääntöjen mukainen lehdistötiedote malli CD-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Merkittävä painehäviötä koskeva neuvoa-antava lehdistötiedotemalli Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Ohjeellinen päivitys lehdistötiedote malli Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

Kun olet antanut lehdistötiedotteen, soita tiedotusvälineille varmistaaksesi, että he ovat saaneet tiedotteen. Pyydä päivystystoimittajaa tai uutistoimittajaa. Ota aikaa selittää tämän tiedon tärkeys yleisölle. Tämä on erityisen tärkeää neuvoa-antavan toiminnan lopettamisessa.

Median, asiakaspuhelujen ja neuvonantajan tilan seuranta ohjaa päätöksiä mediatoiminnan tarpeesta. Lehdistötilaisuudet, lisäpuhelut toimittajille tai tiedotusvälineiden työn laajentaminen kumppaneiden kanssa ovat välttämättömiä laaja-alaisissa neuvotteluissa.

Yhteistyö median kanssa

• Hanki tosiasiat suoraan. Kuka? Mitä? Kun? Missä? Miksi? Miten?
• Kirjoita viesti olosuhteiden mukaan.
• Pidä kaikki viestit yhdenmukaisina.
• Muokkaa, tarkista ja hanki kaikki tiedotteet medialle.

• Käytä tavallista lehdistötiedostomuotoa.

  

• Linkki muihin asiaankuuluvien yksiköiden tietoihin.
• Toimita lehdistötiedote sähköpostin, faksin ja muiden menetelmien avulla.
• Soita seurantakutsuja tiedotusvälineille.
• Seuraa yhteyttä mediaan.
• Lähetä tiedotus ja ohje vesijärjestelmän verkkosivuille.
• Ole rehellinen tiedotusvälineille. Jos et tiedä vastausta kysymykseen, sano niin, tarjoa sitten löytää tiedot.
• Keskustele karttojen ja visuaalisten apuvälineiden käytöstä mediapisteiden kanssa.
• Harkitse yhteisen lehdistötiedotteen antamista valtion ja / tai paikallisen terveysosaston kanssa.
• Lähetä tiedotus neuvonnan päättymisestä tiedotusvälineille ja yhteistyökumppaneille ja lähetä ilmoitus verkkosivustollesi.
• Ota seurantakysymyksiä tiedotusvälineiden kanssa rohkaistakseen neuvonan lopun julkistamiseen.
• Jos neuvonta on suuri tai pitkäaikainen, harkitse säännöllisten lehdistötilaisuuksien järjestämistä tiedotusvälineiden pitämiseksi ajan tasalla. Niiden tulisi olla kerrallaan niin, että tiedotusvälineet voivat noudattaa lehdistölle asetettuja määräaikoja.

Tason 1 PNR-yhteensopivat lehdistötiedotteet

Uutistoimittajat muokkaavat ja muotoilevat tiedotteita tyylinsä ja käytettävissä olevan tilan mukaan. Jotkut vaaditut elementit tai kieli voidaan jättää pois. Vesijärjestelmän vastuulla on julkaista virallinen neuvonta julkisissa paikoissa, asunnoissa, kouluissa, yrityksissä, verkkosivustoilla ja muissa paikoissa oman valtion vaatimuksiesi mukaan.

Katso ohjeet seuraavista työkaluista ja malleista:

• Kuinka käyttää lehdistötiedotemalleja Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Taso 1 julkisen ilmoituksen sääntöjen mukainen lehdistötiedote malli CD-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Merkittävä painehäviötä koskeva neuvoa-antava lehdistötiedotemalli Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Ohjeellinen päivitys lehdistötiedote malli Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

• Neuvoa antavan lehdistötiedotemallin lopettaminen Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

Lehdistötilaisuudet ja tiedotteet

Tiedotustilaisuudet tai tiedotukset ovat välttämättömiä joidenkin neuvojen aikana. Lehdistötilaisuudet ja tiedotukset luovat lisätyötä ja vaativat lisäresursseja, mutta ne voivat poistaa tarpeen vastata suureen joukkoon mediakyselyjä erikseen. Valmistelu auttaa varmistamaan onnistuneen lehdistötilaisuuden. Puhu tiedotusvälineiden kanssa varmistaaksesi, että tiedotustilaisuudet pidetään samaan aikaan, jotta tiedotusvälineet voivat noudattaa lehdistölle asetettuja määräaikoja.

Lehdistötilaisuuden suunnittelu

Ensimmäinen vaihe on viitata viesteihin ja olennaisiin tietoihin, jotka on kehitetty neuvoa varten. Nämä viestit ja tiedot ovat perusta mediapaketeille, neuvoille ja lausunnoille. Viestien on oltava johdonmukaisia kaikessa viestinnässä.

Mediapaketit ovat yksinkertaisesti kerättäviä tietoja tiedotusvälineille.

Mediapakkauksissa tulisi olla:

• Kopio asiakkaille jaetusta virallisesta neuvonnasta
• Kopiot kaikista osallistujien lausumista

• Taustatietoja (Katso Vesijärjestelmätaulukko Cdc-sana [DOCX - 2 sivua]

  

  )

Kärki

Jos kansallinen tapahtumien hallintajärjestelmä (NIMS) on aktivoitu vastausta varten, tiedot vapautetaan yhtenäisen komennon kautta.

Kärki

Voi olla saastumistapauksia (esim. Kemiallinen saastuminen, kun käytetään huuhteluprotokollia), joissa vesijärjestelmä palautetaan vaiheittain. Tämän tyyppisissä tilanteissa todennäköisesti ilmenee selvennyskysymyksiä.

Lehdistötilaisuutta suunnitellessasi tarvitaan ehdottomasti yhteistyötä kumppaneiden kanssa.

• Tee yhteistyötä kumppaneiden kanssa lehdistötilaisuuden suunnittelemiseksi, mediasarjojen materiaalien kehittämiseksi ja varmista, että jokaiselta toimistolta saadaan asianmukainen lupa.
• Nimeä yksi henkilö tai ryhmä lehdistötilaisuuden järjestämistä varten ja yksi henkilö toimimaan emkeinä. Emceen vastuuseen kuuluu puhujien esittely, kysymys- ja vastausajan hallinta ja tiedotustilaisuuden päättäminen.

• Tunnista jokaiselle tiedotustilaisuuteen osallistuvalle organisaatiolle tiedottaja. Katso tiedottajan arviointityökalu. Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Käytä olennaisia tietoja ja viestejä kehittääksesi lausunnot kullekin puhujalle. Selvitä tiedottajat ennen tapahtumaa ja tarkista viestit ja materiaalit. Puhujien on tiedettävä ulkonäkönsä ja roolejensa järjestys. Katso tiedottajan perusosat Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

  ja tiedottajan arviointityökalu. Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

• Harjoittele ennen istuntoa ja harjoittele lausuntoja sekä mahdollisia kysymyksiä ja vastauksia. On tärkeää varautua vaikeisiin kysymyksiin. Suunnittele strategia, jos tilanteesta tulee kiistanalainen. Ota mukaan kaikki tiedottajat, jos mukana on muita virastoja. Puhelut voivat toimia, jos tiedottajat eivät voi tavata henkilökohtaisesti etukäteen.
• Suunnittele logistiikka. Tämä on avain onnistuneeseen tiedotustilaisuuteen. Tutki sijaintia. Tilan tulisi olla saavutettavissa ja siinä tulisi olla riittävästi tilaa, ei kaiun, keskitetyn painopisteen ja osoitetun sisäänkirjautumisalueen. Mediapaketit tulee toimittaa kirjautumisalueelle. Jos mahdollista, varaa erillinen tila henkilökohtaisiin haastatteluihin. Paikalla olevat lehdistötilaisuudet ovat enemmän haaste. Määritä tietty turvallinen alue teipillä tai kartiolla. Rajoita työmelua ja aktiivisuutta, jos mahdollista. Tee selväksi, kuinka kauan tiedotustilaisuus kestää.

• Ilmoita tiedotustilaisuus tiedotusvälineiden kautta. Kehitä mediavaroitus ja jaa se sähköpostitse, faksilla tai muilla tavoilla. Jatka tiedotusvälineille soittamista varmistaaksesi, että oikeat henkilöt saivat neuvoja. Valitse aika, jonka aikana ääni- ja videoryhmät voivat asettaa laitteet ja kaiken median noudattamaan lehdistöaikoja. Käytä mediahälytysmallia. Cdc-sana [DOCX - 1 sivu]

  

Lehdistötilaisuuden johtaminen

Kun oikea suunnittelu on paikallaan, tiedotustilaisuuden pitäisi kulkea sujuvasti. Varmista, että jokainen mediapistorasia kirjautuu sisään ja että siinä on mediapaketti. Lehdistötilaisuuksilla on vakiomuoto:

• Sisäänkäynti: Tiedottajat tulevat huoneeseen tai alueeseen puhejärjestyksessä.
• Johdanto: Emcee antaa lyhyen yhteenvedon tiedotustilaisuuden syystä ja esittelee jokaisen tiedottajan. Yksi tiedottaja voi toimia tässä roolissa tarvittaessa.
• Lausunto: Tiedottajat nousevat ylös, antavat nimensä ja tittelinsä ja jatkavat lausuntojaan.
• Kysymykset: Kysymys- ja vastausistunto on tavallinen käytäntö. Johdannon tekevän tulisi käsitellä mediakysymyksiä ja ohjata ne aiheen parhaaseen edustajaan.
• Sulje: pysy kiinni varattuun aikaan. Emcee kiittää tiedotusvälineitä kiinnostuksesta, ilmoittaa istunnon päättyneen ja ilmoittaa, mistä saat lisätietoja ja / tai seuraavan päivityksen ajankohdan. Tiedottajat poistuvat huoneesta.

Lehdistötilaisuuden jälkeen

Tiedotusvälineet voivat tarvittaessa suorittaa haastattelut yksitellen heti tiedotustilaisuuden jälkeen. Muista palata jokaiselle tiedotusvälineen jäsenelle, joka pyysi lisätietoja.

Selvitys joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse tunnistaa huolenaiheet, joihin ei puututa, määrittää viesteissä tarvittavat muutokset ja valmistelee osallistujat seuraavalle päivitykselle. Lehdistötilaisuuden tiedot olisi sisällytettävä neuvoa-antavaan protokollaan arviointiprosessin aikana.

• EdellinenValmistuksen valmistelu …
• SeuraavaLähetä neuvonantaja …